Organização Informal - Informal organization

A organização informal é a estrutura social interligada que governa como as pessoas trabalham juntas na prática. É o agregado de normas, conexões pessoais e profissionais por meio das quais o trabalho é realizado e os relacionamentos são construídos entre pessoas que compartilham uma afiliação organizacional comum ou grupo de afiliações. Consiste em um conjunto dinâmico de relacionamentos pessoais, redes sociais , comunidades de interesse comum e fontes emocionais de motivação. A organização informal evolui e a complexa dinâmica social de seus membros também.

Administrada de forma eficaz, a organização informal complementa as estruturas, planos e processos mais explícitos da organização formal : pode acelerar e melhorar as respostas a eventos imprevistos, promover a inovação, permitir que as pessoas resolvam problemas que exigem colaboração além das fronteiras e criar caminhos que mostram onde a organização formal pode, algum dia, precisar abrir um caminho.

A organização informal e a organização formal

A natureza da organização informal torna-se mais distinta quando suas características-chave são justapostas às da organização formal .

Características principais da organização informal:

  • evoluindo constantemente
  • base
  • dinâmico e responsivo
  • excelente em motivação
  • requer conhecimento interno para ser visto
  • trata as pessoas como indivíduos
  • plano e fluido
  • coerente com confiança e reciprocidade
  • difícil de definir
  • tomada de decisão coletiva
  • essencial para situações que mudam rapidamente ou ainda não são totalmente compreendidas

Características principais da organização formal:

  • duradouro, a menos que deliberadamente alterado
  • Careca
  • missionário
  • estático
  • excelente no alinhamento
  • fácil de ver
  • iguala "pessoa" a "papel"
  • hierárquico
  • unidos por regras e ordem codificadas
  • facilmente entendido e explicado
  • crítico para lidar com situações que são conhecidas e consistentes

Historicamente, alguns consideram a organização informal o subproduto de uma organização formal insuficiente - argumentando, por exemplo, que "dificilmente pode ser questionado que a situação ideal na organização empresarial seria aquela em que não existisse nenhuma organização informal". No entanto, a abordagem contemporânea - sugerida já em 1925 por Mary Parker Follett , a pioneira dos centros comunitários e autora de obras influentes sobre filosofia de gestão - é integrar a organização informal e a organização formal, reconhecendo os pontos fortes e as limitações de cada uma. A integração, como Follett definiu, significa quebrar as fontes aparentes de conflito em seus elementos básicos e, em seguida, construir novas soluções que não permitem a dominação nem exigem concessões. Em outras palavras, integrar a organização informal à organização formal substitui a competição pela coerência.

Ao nível da sociedade, a importância da relação entre as estruturas formais e informais pode ser vista na relação entre a sociedade civil e a autoridade estatal. O poder de integrar a organização formal e a organização informal também pode ser visto em muitas empresas de sucesso.

Funções

Keith Davis sugere que os grupos informais desempenham pelo menos quatro funções principais dentro da estrutura organizacional formal.

Perpetuar os valores culturais e sociais

Eles perpetuam os valores culturais e sociais que o grupo preza. Certos valores geralmente já são comuns entre os membros informais do grupo. A interação do dia-a-dia reforça esses valores que perpetuam um estilo de vida específico e preservam a unidade e a integridade do grupo. Por exemplo, uma classe de administração de faculdade de 50 alunos pode conter vários grupos informais que constituem a organização informal dentro da estrutura formal da classe. Esses grupos podem se desenvolver a partir de relacionamentos de fraternidade ou irmandade, residência em dormitório, equipes de trabalho de projeto ou arranjos de assentos. Os códigos de vestimenta, estilos de cabelo e envolvimento com partidos políticos são reforçados entre os membros do grupo.


Eles fornecem status social e satisfação que não podem ser obtidos da organização formal. Em uma grande organização (ou sala de aula), um trabalhador (ou aluno) pode se sentir como um número anônimo em vez de um indivíduo único. Membros de grupos informais, no entanto, compartilham piadas e reclamações, comem juntos, brincam e trabalham juntos e são amigos - o que contribui para a estima pessoal, satisfação e um sentimento de valor.

Promova a comunicação entre os membros

O grupo informal desenvolve um canal ou sistema de comunicação (isto é, boatos) para manter seus membros informados sobre quais ações de gerenciamento os afetarão de várias maneiras. Muitos gerentes astutos usam a videira para transmitir "informalmente" certas informações sobre as ações e rumores da empresa.

Fornece controle social

Eles fornecem controle social influenciando e regulando o comportamento dentro e fora do grupo. O controle interno convence os membros do grupo a se conformarem com seu estilo de vida. Por exemplo, se um aluno começa a usar paletó e gravata para a aula, os membros do grupo informal podem raciocinar e convencer o aluno de que tal traje não é aceitável e, portanto, voltar a usar sandálias, jeans e camisetas. O controle externo é direcionado a grupos como administração, liderança sindical e outros grupos informais.

Desvantagens

As organizações informais também possuem as seguintes desvantagens e problemas potenciais que requerem atenção gerencial astuta e cuidadosa.

Resistência à mudança

A perpetuação de valores e estilo de vida faz com que os grupos informais se tornem excessivamente protetores de sua "cultura" e, portanto, resistam à mudança. Por exemplo, se a restrição de produção era a norma em um grupo gerencial autocrático, deve continuar a sê-lo, mesmo que as mudanças gerenciais tenham proporcionado uma administração mais participativa. Essa cultura torna os funcionários mais rígidos.

Conflito de papéis

A busca pela satisfação do grupo informal pode afastar os membros dos objetivos organizacionais formais. O que é bom e desejado pelos membros do grupo informal nem sempre é bom para a organização. Dobrar o número de intervalos para o café e a duração do período do almoço pode ser desejável para os membros do grupo, mas caro e não lucrativo para a empresa. O desejo dos funcionários de cumprir os requisitos e serviços do grupo informal e da gerência resulta em conflito de funções. O conflito de papéis pode ser reduzido tentando-se cuidadosamente integrar interesses, objetivos, métodos e sistemas de avaliação das organizações formais e informais, resultando em maior produtividade e satisfação em nome de todos.

Boato

O boato distribui verdade e boato com igual vingança. Funcionários mal informados comunicam informações não verificadas e falsas que podem criar um efeito devastador sobre os funcionários. Isso pode minar o moral, estabelecer más atitudes e, muitas vezes, resultar em comportamento desviante ou até violento. Por exemplo, um aluno reprovado em um exame pode espalhar o boato de que um professor está fazendo investidas de assédio sexual contra um dos alunos da classe. Isso pode criar todos os tipos de sentimentos negativos em relação ao professor e até mesmo resultar em atos de vingança, como "incitar" a residência ou derrubar a caixa de correio.

Conformidade

O controle social promove e incentiva a conformidade entre os membros informais do grupo, tornando-os assim relutantes em agir de forma muito agressiva ou em um nível muito alto. Isso pode prejudicar a organização formal ao sufocar a iniciativa, a criatividade e a diversidade de desempenho. Em algumas fábricas britânicas, se um membro do grupo ficar "fora da linha", ferramentas podem ser escondidas, pneus podem ser deixados sem ar e outros membros do grupo podem se recusar a falar com o desviante por dias ou semanas. Obviamente, esse tipo de ação pode forçar um bom trabalhador a deixar a organização.

Benefícios

Embora as organizações informais criem desafios únicos e problemas potenciais para o gerenciamento, elas também fornecem uma série de benefícios para a organização formal.

Misture com sistema formal

Planos formais. Políticas, procedimentos e padrões não podem resolver todos os problemas em uma organização dinâmica; portanto, os sistemas informais devem se misturar aos formais para realizar o trabalho. Já em 1951, Robert Dubin reconheceu que "as relações informais na organização servem para preservar a organização da autodestruição que resultaria da obediência literal às políticas, regras, regulamentos e procedimentos formais". Nenhuma faculdade ou universidade poderia funcionar meramente por todos seguindo a "letra da lei" no que diz respeito a políticas e procedimentos escritos. Professores, funcionários e grupos informais de alunos devem cooperar no cumprimento do "espírito da lei" para efetuar uma empresa organizada e administrada de maneira sensata.

Reduza a carga de trabalho de gerenciamento

Os gerentes estão menos inclinados a verificar os trabalhadores quando sabem que a organização informal está cooperando com eles. Isso incentiva a delegação, a descentralização e um maior apoio do trabalhador ao gerente, o que sugere uma provável melhora no desempenho e na produtividade geral. Quando um professor percebe que os alunos estão trabalhando conscienciosamente em seus trabalhos de conclusão de curso e projetos em grupo, é provável que haja menos "testes preliminares" ou relatórios de progresso importantes. Isso alivia a carga docente e dos alunos e promove um melhor relacionamento entre ambas as partes.

Preencher lacunas nas habilidades de gestão

Por exemplo, se um gerente for fraco em planejamento e análise financeira, um subordinado pode auxiliar informalmente na preparação de relatórios por meio de sugestões ou envolvimento direto.

Atua como uma válvula de segurança

Os funcionários experimentam frustração, tensão e problemas emocionais com a administração e outros funcionários. O grupo informal fornece um meio de aliviar essas pressões emocionais e psicológicas, permitindo que uma pessoa as discuta entre amigos aberta e francamente. Em conversas no salão do corpo docente, as frustrações com o reitor, o chefe do departamento ou os alunos são "dissipadas" entre os colegas empáticos.

Incentive a melhoria da prática de gestão

Talvez um benefício sutil dos grupos informais seja que eles incentivam os gerentes a se preparar, planejar, organizar e controlar de uma maneira mais profissional. Os gerentes que compreendem o poder da organização informal reconhecem que ela é um "freio e equilíbrio" no uso da autoridade. Mudanças e projetos são introduzidos com mais atenção e consideração, sabendo que a organização informal pode facilmente matar um projeto mal planejado.

Compreender e lidar com a crise ambiental

A Solução IRG: incompetência hierárquica e como superá-la (1984) argumentou que a mídia central e as organizações hierárquicas do tipo governamental não podiam entender adequadamente a crise ambiental que estávamos fabricando, ou como iniciar soluções adequadas. Argumentou que o que era necessário era a introdução generalizada de redes informais ou grupos de encaminhamento de informações, que eram essencialmente uma descrição dos serviços de redes sociais anteriores à Internet.

Abordagens de negócios

  1. Crescimento rápido. A Starbucks , que cresceu de 100 funcionários para mais de 100.000 em apenas uma década, fornece estruturas para apoiar a improvisação. Em um artigo da Fast Company de julho de 1998 sobre crescimento rápido, o presidente da Starbucks, Howard Schultz , disse: "Você não pode crescer se for movido apenas pelo processo ou apenas pelo espírito criativo. Você precisa alcançar um equilíbrio frágil entre os dois lados do cérebro corporativo. "
  2. Organização de aprendizado. Após um estudo de quatro anos do Sistema Toyota de Produção, Steven J. Spear e H. Kent Bowen concluíram na Harvard Business Review que a lendária flexibilidade das operações da Toyota se deve à maneira como o método científico está enraizado em seus trabalhadores - não por meio do formalismo treinamento ou manuais (o sistema de produção nunca foi escrito), mas por meio de princípios não escritos que governam como os trabalhadores trabalham, interagem, constroem e aprendem.
  3. Geração de ideias. A Texas Instruments credita a seu "Lunatic Fringe" - "um grupo informal e amorfo de engenheiros de TI (e seus colegas e contatos fora da empresa)", de acordo com a Fortune Magazine - por seus sucessos recentes. "Existe um continuum entre o caos total e a ordem total", explicou Gene Frantz, o centro dessa rede informal, à Fortune. “Cerca de 95% das pessoas em TI são totalmente organizadas e agradeço a Deus por elas todos os dias, porque criam os produtos que me permitem gastar dinheiro. Estou aqui no caos total, naquele caos total da inovação. uma empresa que reconhecemos a diferença entre as duas e incentivamos que ambas ocorram.

Conceitos relacionados

Referências

Leitura adicional

  • Reingold, Jennifer e Yang, Jia Lynn. Fortune " Hidden Workplace ", 23 de julho de 2007
  • Criando uma Organização de Aprendizagem Informal. "Harvard Management Update, (1 de julho de 2000).
  • Mitos sobre redes informais - e como superá-las . "SMR (MIT Sloan Management Review), 1º de abril de 2002
  • Cross, Rob e Laurence Prusak, "The People Who Make Organizations Go — or Stop." Harvard Business Review, 1º de junho de 2002.
  • Goldsmith, Marshall e Jon Katzenbach, " Navigating the 'Informal' Organization. " BusinessWeek, 14 de fevereiro de 2007
  • Krackhardt, David e Jeffry R. Hanson, "Informal Networks: The Company Behind the Chart." Harvard Business Review, 1 ° de julho de 1993.
  • Follett, Mary Parker, "The Psychological Foundations of Business Administration." Artigo apresentado antes de um grupo de conferência do Bureau of Personnel Administration, janeiro de 1925. Reimpresso em Dynamic Administration: The Collected Papers of Mary Parker Follett, editado por Henry C. Metcalf e Lyndall Urwick , em The Early Sociology of Management and Organizations, Volume III. Kenneth Thompson, editor da série. Routledge, 2003.
  • "The Office Chart That Really Counts. " BusinessWeek, 27 de fevereiro de 2006
  • Murray, Sarah, " Colocando a Casa em Ordem ." The Financial Times, 8 de novembro de 2006]
  • Shaw, Helen, " Not So Small, Still Beautiful " . CFO.com, 3 de março de 2006