Gerenciamento de tempo - Time management

O gerenciamento do tempo é o processo de planejar e exercer o controle consciente do tempo gasto em atividades específicas, especialmente para aumentar a eficácia , eficiência e produtividade . Envolve um ato de malabarismo de várias demandas sobre uma pessoa em relação ao trabalho , vida social , família , hobbies , interesses pessoais e compromissos com a finitude do tempo. Usar o tempo de forma eficaz dá à pessoa " escolha " sobre como gastar ou gerenciar as atividades em seu próprio tempo e conveniência. A gestão do tempo pode ser auxiliada por uma série de habilidades, ferramentas e técnicas usadas para gerenciartempo ao realizar tarefas, projetos e metas específicas cumprindo uma data de vencimento. Inicialmente, gerenciamento de tempo se referia apenas a atividades comerciais ou de trabalho, mas, eventualmente, o termo foi ampliado para incluir também atividades pessoais. Um sistema de gerenciamento de tempo é uma combinação projetada de processos, ferramentas, técnicas e métodos. O gerenciamento do tempo é geralmente uma necessidade em qualquer gerenciamento de projeto , pois determina o tempo e o escopo de conclusão do projeto. Também é importante compreender que existem diferenças técnicas e estruturais na gestão do tempo devido a variações nos conceitos culturais de tempo. Os principais temas decorrentes da literatura sobre gestão do tempo incluem o seguinte:

  • Criar um ambiente propício à eficácia (em termos de custo-benefício, qualidade dos resultados e tempo para concluir tarefas ou projeto)
  • Definição de prioridades
  • O processo relacionado de redução do tempo gasto em não prioridades
  • Implementação de metas

Visões culturais da gestão do tempo

As diferenças na maneira como uma cultura vê o tempo podem afetar a maneira como o tempo é administrado. Por exemplo, uma visão linear do tempo é uma maneira de conceber o tempo fluindo de um momento para o outro de maneira linear. Essa percepção linear do tempo é predominante na América, junto com a maioria dos países do norte da Europa, como Alemanha, Suíça e Inglaterra. As pessoas nessas culturas tendem a dar grande valor ao gerenciamento do tempo produtivo e a evitar decisões ou ações que resultariam em perda de tempo. Essa visão linear do tempo se correlaciona com o fato de essas culturas serem mais “monocromáticas” ou preferirem fazer apenas uma coisa de cada vez. De modo geral, essa visão cultural leva a um foco melhor na realização de uma tarefa singular e, portanto, a uma gestão do tempo mais produtiva.

Outra visão de tempo cultural é a visão de tempo multiativa. Em culturas multi-ativas, a maioria das pessoas sente que quanto mais atividades ou tarefas forem feitas ao mesmo tempo, melhor. Isso cria uma sensação de felicidade. Culturas multiativas são “policrônicas” ou preferem fazer várias tarefas ao mesmo tempo. Essa visualização de tempo multiativa é proeminente na maioria dos países do sul da Europa, como Espanha, Portugal e Itália. Nessas culturas, as pessoas geralmente tendem a gastar tempo em coisas que consideram mais importantes, como dar grande importância ao término de conversas sociais. Em ambientes de negócios, muitas vezes eles prestam pouca atenção à duração das reuniões; em vez disso, o foco está em ter reuniões de alta qualidade. Em geral, o foco cultural tende a ser na sinergia e criatividade em vez da eficiência.

Uma visão final do tempo cultural é uma visão cíclica do tempo . Em culturas cíclicas, o tempo não é considerado linear nem relacionado a eventos. Como dias, meses, anos, estações e eventos acontecem em ocorrências repetitivas regulares, o tempo é visto como cíclico. Nessa visão, o tempo não é visto como uma perda porque sempre voltará mais tarde, portanto, há uma quantidade ilimitada dele. Essa visão cíclica do tempo prevalece na maioria dos países da Ásia, incluindo Japão e China. Em culturas com conceitos cíclicos de tempo, é mais importante concluir as tarefas corretamente; portanto, a maioria das pessoas gastará mais tempo pensando nas decisões e no impacto que elas terão, antes de agir de acordo com seus planos. A maioria das pessoas em culturas cíclicas tende a compreender que outras culturas têm diferentes perspectivas de tempo e estão cientes disso quando atuam em um cenário global.

Criação de um ambiente eficaz

Alguma literatura sobre gerenciamento de tempo enfatiza tarefas relacionadas à criação de um ambiente que conduza à eficácia "real". Essas estratégias incluem princípios como:

  • "se organizar" - a triagem de papelada e de tarefas,
  • "protegendo o tempo de alguém" por meio de isolamento, isolamento e delegação,
  • "realização por meio do gerenciamento de metas e por meio do foco na meta" - ênfase motivacional ,
  • "recuperação de maus hábitos de tempo " - recuperação de problemas psicológicos subjacentes, por exemplo, procrastinação .

Além disso, o momento certo para lidar com as tarefas é importante, pois as tarefas que exigem altos níveis de concentração e energia mental costumam ser feitas no início do dia, quando a pessoa está mais revigorada. A literatura também se concentra em superar problemas psicológicos crônicos, como a procrastinação .

A incapacidade excessiva e crônica de gerenciar o tempo com eficácia pode resultar do transtorno de déficit de atenção e hiperatividade (TDAH) ou transtorno de déficit de atenção (ADD). Os critérios de diagnóstico incluem uma sensação de fracasso, dificuldade em se organizar, problemas em começar, problemas em gerenciar muitos projetos simultâneos e problemas com o acompanhamento. Daniel Amen concentra-se no córtex pré-frontal, que é a parte do cérebro desenvolvida mais recentemente. Ele gerencia as funções de atenção, gerenciamento de impulso, organização, aprendizagem com a experiência e automonitoramento, entre outros. Alguns autores argumentam que mudar a maneira como o córtex pré-frontal funciona é possível e oferece uma solução.

Definição de prioridades e metas

As estratégias de gerenciamento do tempo costumam estar associadas à recomendação de definir metas pessoais. A literatura enfatiza temas como:

  • "Trabalho em ordem prioritária " - definir metas e priorizar,
  • “Estabeleça metas gravitacionais” - que atraem ações automaticamente.

Essas metas são registradas e podem ser divididas em um projeto , um plano de ação ou uma lista de tarefas simples. Para tarefas individuais ou para metas, uma classificação de importância pode ser estabelecida, prazos podem ser definidos e prioridades atribuídas. Esse processo resulta em um plano com uma lista de tarefas, programação ou calendário de atividades. Os autores podem recomendar períodos de planejamento diário, semanal, mensal ou outros, associados a diferentes escopos de planejamento ou revisão. Isso é feito de várias maneiras, como segue:

Análise ABCD

Uma técnica que tem sido usada na gestão de negócios há muito tempo é a categorização de grandes dados em grupos. Esses grupos geralmente são marcados como A, B, C e D - daí o nome. As atividades são classificadas por estes critérios gerais:

  • A - Tarefas que são percebidas como urgentes e importantes,
  • B - Tarefas que são importantes, mas não urgentes,
  • C - Tarefas sem importância, mas urgentes,
  • D - Tarefas sem importância e sem urgência.

Cada grupo é então ordenado por prioridade. Para refinar ainda mais a priorização, alguns indivíduos optam por forçar a classificação de todos os itens "B" como "A" ou "C". A análise ABC pode incorporar mais de três grupos.

A análise ABC é freqüentemente combinada com a análise de Pareto .

Análise de Pareto

Artigo principal: Análise de Pareto

O princípio de Pareto é a ideia de que 80% das consequências vêm de 20% das causas. Aplicado à produtividade, significa que 80% dos resultados podem ser alcançados realizando 20% das tarefas. Se a produtividade é o objetivo do gerenciamento do tempo, essas tarefas devem ter uma prioridade mais alta.

O Método Eisenhower

Uma "caixa de Eisenhower" básica para ajudar a avaliar a urgência e a importância. Os itens podem ser colocados em pontos mais precisos dentro de cada quadrante.

O "Método Eisenhower" ou "Princípio de Eisenhower" é um método que utiliza os princípios de importância e urgência para organizar prioridades e carga de trabalho. Este método deriva de uma citação atribuída a Dwight D. Eisenhower : "Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente." Eisenhower não reivindicou esse insight para si mesmo, mas o atribuiu a um "ex-presidente de faculdade" (não identificado).

Usando o Princípio de Decisão de Eisenhower, as tarefas são avaliadas usando os critérios importante / sem importância e urgente / não urgente e, em seguida, colocadas em quadrantes de acordo com uma Matriz de Eisenhower (também conhecida como "Caixa de Eisenhower" ou " Matriz de Decisão de Eisenhower "). As tarefas nos quadrantes são então tratadas da seguinte forma.

  1. Tarefas importantes / urgentes do quadrante são realizadas imediatamente e pessoalmente, por exemplo, crises, prazos, problemas.
  2. Tarefas importantes / não urgentes do quadrante têm uma data de término e são feitas pessoalmente, por exemplo, relacionamentos, planejamento, recreação.
  3. Tarefas do quadrante sem importância / urgente são delegadas, por exemplo, interrupções, reuniões, atividades.
  4. Tarefas do quadrante sem importância / não urgente são descartadas, por exemplo, perda de tempo, atividades agradáveis, trivialidades.

Método POSEC

POSEC é um acrônimo para "Priorizar organizando, simplificando, economizando e contribuindo". O método dita um modelo que enfatiza o senso imediato de segurança emocional e monetária de um indivíduo médio. Isso sugere que, ao atender primeiro às responsabilidades pessoais, o indivíduo está mais bem posicionado para assumir as responsabilidades coletivas.

Inerente à sigla está uma hierarquia de autorrealização, que reflete a hierarquia de necessidades de Abraham Maslow .

  1. P rioritize seu tempo e definir sua vida por objetivos.
  2. O rganize coisas que você tem que realizar regularmente para ser bem sucedido (família e finanças).
  3. S treamline coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer (trabalho e tarefas).
  4. E conomize coisas que você deve fazer ou pode até gostaria de fazer, mas eles não são pressingly urgentes (passatempos e socialização).
  5. C ontribua prestando atenção às poucas coisas restantes que fazem a diferença (obrigações sociais).

Eliminação de não prioridades

O gerenciamento do tempo também aborda como eliminar tarefas que não agregam valor ao indivíduo ou à organização.

De acordo com o colaborador do Wall Street Journal Jared Sandberg, listas de tarefas "não são a chave para a produtividade [que] dizem ser". Ele relata que "30% dos listers gastam mais tempo gerenciando suas listas do que completando o que está nelas".

A executiva de software Elisabeth Hendrickson afirma que a aderência rígida às listas de tarefas pode criar uma "tirania da lista de tarefas" que obriga a "perder tempo com atividades sem importância".

Qualquer forma de estresse é considerada debilitadora para o aprendizado e a vida; mesmo que a adaptabilidade pudesse ser adquirida, seus efeitos são prejudiciais. Mas o estresse é uma parte inevitável da vida diária, e Reinhold Niebuhr sugere que é melhor enfrentá-lo, como se tivesse "a serenidade de aceitar as coisas que não podemos mudar e a coragem de mudar as coisas que podemos mudar".

Parte do estabelecimento de prioridades e metas é a emoção "preocupação", e sua função é ignorar o presente para se fixar em um futuro que nunca chega, o que leva a uma perda infrutífera de tempo e energia. É um custo desnecessário ou um aspecto falso que pode interferir nos planos devido a fatores humanos. O Método Eisenhower é uma estratégia usada para competir com tarefas preocupantes e monótonas. A preocupação, como estresse, é uma reação a um conjunto de fatores ambientais; compreender que isso não faz parte da pessoa dá a ela possibilidades de gerenciá-los. Os atletas sob o comando de um técnico chamam esse gerenciamento de "colocar a cara de jogo".

Mudar é difícil, e os padrões da vida diária são os hábitos mais arraigados de todos. Para eliminar não-prioridades no tempo de estudo, sugere-se dividir as tarefas, capturar os momentos, revisar o método de manuseio de tarefas, adiar tarefas sem importância (entender que a relevância atual de uma tarefa e o senso de urgência refletem os desejos da pessoa, e não os da tarefa importância), gerenciar o equilíbrio da vida (descanso, sono, lazer), e enganar o lazer e o tempo improdutivo (ouvir gravações de áudio de palestras, passar por apresentações de palestras quando em uma fila, etc.).

Certos fatores desnecessários que afetam a gestão do tempo são hábitos, falta de definição de tarefas (falta de clareza), superproteção do trabalho, a culpa de não cumprir os objetivos e subsequente evitação de tarefas presentes, definindo tarefas com expectativas mais elevadas do que seu valor (mais -qualificação), concentrando-se em assuntos que têm uma perspectiva positiva aparente, sem avaliar sua importância para as necessidades pessoais, tarefas que exigem apoio e tempo, interesses setoriais e conflitos, etc. Um processo sistemático habituado torna-se um dispositivo que a pessoa pode usar com propriedade para uma gestão eficaz do tempo.

Implementação de metas

"Para fazer" redireciona aqui. Para o uso auxiliar do verbo "to do" no idioma inglês, consulte Do-support .
Veja também: lista de compras

A lista de tarefas (também chamada de lista de tarefas ou "coisas-a-fazer") é uma lista de tarefas para ser concluída, tais como tarefas ou passos em direção à conclusão de um projeto. É uma ferramenta de inventário que funciona como alternativa ou suplemento à memória .

Listas de tarefas são usadas em autogerenciamento, gerenciamento de negócios , gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software . Pode envolver mais de uma lista.

Quando um dos itens em uma lista de tarefas é realizado, a tarefa é marcada ou riscada . O método tradicional é escrevê-los em um pedaço de papel com uma caneta ou lápis , geralmente em um bloco de notas ou prancheta. As listas de tarefas também podem ter a forma de papel ou listas de verificação de software .

A escritora Julie Morgenstern sugere "o que fazer e o que não fazer" no gerenciamento do tempo, incluindo:

  • Mapeie tudo o que é importante, fazendo uma lista de tarefas.
  • Crie um "oásis de tempo" para ser administrado por alguém.
  • Diga não".
  • Estabeleça prioridades.
  • Não deixe cair tudo.
  • Não pense que uma tarefa crítica será realizada no tempo livre .

Vários equivalentes digitais estão agora disponíveis, incluindo aplicativos de gerenciamento de informações pessoais (PIM) e a maioria dos PDAs . Existem também vários aplicativos de lista de tarefas baseados na web, muitos dos quais são gratuitos.

Organização da lista de tarefas

As listas de tarefas costumam ser diárias e organizadas em camadas. O sistema em camadas mais simples inclui uma lista geral de tarefas (ou arquivo de retenção de tarefas) para registrar todas as tarefas que a pessoa precisa realizar e uma lista diária de tarefas que é criada a cada dia pela transferência de tarefas da lista geral de tarefas . Uma alternativa é criar uma "lista de tarefas pendentes", para evitar tarefas desnecessárias.

As listas de tarefas são frequentemente priorizadas das seguintes maneiras.

  • Uma lista diária de coisas a fazer, numeradas em ordem de importância e feitas nessa ordem, uma de cada vez, conforme o horário diário permite, é atribuída ao consultor Ivy Lee (1877–1934) como o conselho mais lucrativo recebido por Charles M. Schwab (1862–1939), presidente da Bethlehem Steel Corporation.
  • Um dos primeiros defensores da priorização "ABC" foi Alan Lakein , em 1973. Em seu sistema, os itens "A" eram os mais importantes ("A-1" os mais importantes dentro desse grupo), "B" em seguida mais importante, "C" menos importante.
  • Um método específico de aplicação do método ABC atribui "A" a tarefas a serem realizadas em um dia , "B" em uma semana e "C" em um mês .
  • Para priorizar uma lista de tarefas diárias, registra-se as tarefas na ordem de prioridade mais alta ou atribui-lhes um número após serem listadas ("1" para a prioridade mais alta, "2" para a segunda prioridade mais alta, etc.) que indica em qual ordem para executar as tarefas. O último método é geralmente mais rápido, permitindo que as tarefas sejam registradas mais rapidamente.
  • Outra forma de priorizar as tarefas obrigatórias (grupo A) é colocar a mais desagradável em primeiro lugar. Quando terminar, o resto da lista parecerá mais fácil. Os grupos B e C podem se beneficiar da mesma ideia, mas ao invés de fazer a primeira tarefa (que é a mais desagradável) imediatamente, dá motivação para fazer outras tarefas da lista para evitar a primeira.

Uma abordagem completamente diferente que argumenta contra priorizar completamente foi apresentada pelo autor britânico Mark Forster em seu livro "Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management". Isso se baseia na ideia de operar listas de tarefas "fechadas", em vez da tradicional lista de tarefas "aberta". Ele argumenta que as listas intermináveis ​​de tarefas tradicionais virtualmente garantem que parte do seu trabalho seja deixada de lado. Essa abordagem defende a realização de todo o seu trabalho, todos os dias, e se você não conseguir realizá-lo, isso o ajudará a diagnosticar onde você está errado e o que precisa ser mudado.

Vários escritores enfatizaram as dificuldades potenciais com listas de tarefas como as que se seguem.

  • A gestão da lista pode substituir a sua implementação. Isso pode ser causado por procrastinação , prolongando a atividade de planejamento. Isso é semelhante à paralisia da análise . Como acontece com qualquer atividade, há um ponto de diminuição dos retornos.
  • Para permanecer flexível, um sistema de tarefas deve permitir desastres. Uma empresa deve estar pronta para um desastre. Mesmo que seja um pequeno desastre, se ninguém arranjar tempo para esta situação, pode metastizar , podendo causar prejuízos à empresa.
  • Para evitar ficar preso em um padrão de desperdício, o sistema de tarefas também deve incluir sessões regulares (mensais, semestrais e anuais) de planejamento e avaliação do sistema, para eliminar as ineficiências e garantir que o usuário esteja indo na direção que ele realmente desejos.
  • Se algum tempo não for gasto regularmente para atingir objetivos de longo prazo, o indivíduo pode ficar preso a um padrão de retenção perpétua nos planos de curto prazo, como permanecer em um determinado trabalho por muito mais tempo do que o planejado originalmente.

Aplicações de Software

Muitas empresas usam software de rastreamento de tempo para rastrear o tempo de trabalho de um funcionário, horas faturáveis, etc., por exemplo , software de gerenciamento de escritório de advocacia .

Muitos produtos de software para gerenciamento de tempo oferecem suporte a vários usuários. Eles permitem que a pessoa dê tarefas a outros usuários e use o software para comunicação.

Os aplicativos da lista de tarefas podem ser considerados um gerenciador de informações pessoais leve ou um software de gerenciamento de projeto .

Os aplicativos de lista de tarefas modernos podem ter uma hierarquia de tarefas embutida (as tarefas são compostas de subtarefas que, novamente, podem conter subtarefas), podem oferecer suporte a vários métodos de filtragem e ordenação da lista de tarefas e podem permitir a associação de notas arbitrariamente longas para cada tarefa.

Em contraste com o conceito de permitir que a pessoa use vários métodos de filtragem, pelo menos um produto de software contém adicionalmente um modo em que o software tentará determinar dinamicamente as melhores tarefas para um determinado momento.

Sistemas de gerenciamento de tempo

Os sistemas de gerenciamento de tempo geralmente incluem um relógio de ponto ou um aplicativo baseado na web usado para rastrear as horas de trabalho de um funcionário. Os sistemas de gerenciamento de tempo fornecem aos empregadores percepções sobre sua força de trabalho, permitindo que eles vejam, planejem e gerenciem o tempo dos funcionários. Isso permite que os empregadores gerenciem os custos trabalhistas e aumentem a produtividade. Um sistema de gerenciamento de tempo automatiza processos, o que elimina a papelada e tarefas tediosas.

GTD (Getting Things Done)

Getting Things Done foi criado por David Allen . A ideia básica por trás desse método é terminar todas as pequenas tarefas imediatamente e uma grande tarefa deve ser dividida em tarefas menores para começar a ser concluída agora. O raciocínio por trás disso é evitar a sobrecarga de informações ou "congelamento do cérebro" que pode ocorrer quando há centenas de tarefas. O objetivo do GTD é encorajar o usuário a colocar suas tarefas e ideias no papel e organizadas o mais rápido possível para que sejam fáceis de gerenciar e ver.

Pomodoro

A " Técnica Pomodoro " de Francesco Cirillo foi originalmente concebida no final dos anos 1980 e gradualmente refinada até que foi definida em 1992. A técnica é o nome de um cronômetro de cozinha em forma de Pomodoro (italiano para tomate) inicialmente usado por Cirillo durante seu tempo na universidade. O "Pomodoro" é descrito como a métrica fundamental de tempo dentro da técnica e é tradicionalmente definido como tendo 30 minutos de duração, sendo 25 minutos de trabalho e 5 minutos de intervalo. Cirillo também recomenda uma pausa maior de 15 a 30 minutos a cada quatro Pomodoros. Por meio de experiências envolvendo vários grupos de trabalho e atividades de mentoria, Cirillo determinou que o "Pomodoro ideal" tinha de 20 a 35 minutos de duração.

Conceitos relacionados

A gestão do tempo está relacionada aos seguintes conceitos.

  • Gerenciamento de projetos : o gerenciamento de tempo pode ser considerado um subconjunto de gerenciamento de projetos e é mais comumente conhecido como planejamento e programação de projetos . O gerenciamento do tempo também foi identificado como uma das principais funções identificadas no gerenciamento de projetos.
  • O gerenciamento da atenção está relacionado ao gerenciamento dos recursos cognitivos e, em particular, ao tempo que os humanos alocam suas mentes (e organizam as mentes de seus funcionários) para realizar algumas atividades.
  • Timeblocking é uma estratégia de gerenciamento de tempo que defende especificamente a alocação de partes de tempo para tarefas dedicadas, a fim de promover maior foco e produtividade.

O gerenciamento do tempo organizacional é a ciência de identificar, valorizar e reduzir o desperdício de tempo e custo dentro das organizações. Ele identifica, relata e valoriza financeiramente o tempo sustentável, o tempo perdido e o tempo efetivo dentro de uma organização e desenvolve o business case para converter o tempo perdido em tempo produtivo por meio do financiamento de produtos, serviços, projetos ou iniciativas como um retorno positivo sobre o investimento.

Veja também

Livros :

Sistemas :

Psicologia / Neurociências / Psiquiatria

Referências

Leitura adicional

Recursos da biblioteca sobre
gerenciamento de tempo