Escrituração - Bookkeeping

Retrato do italiano Luca Pacioli , pintado por Jacopo de 'Barbari , 1495, ( Museo di Capodimonte ). Pacioli é considerado o Pai da Contabilidade.

A escrituração contábil é o registro das transações financeiras e faz parte do processo de contabilidade nas empresas e em outras organizações. Envolve a preparação de documentos de origem para todas as transações, operações e outros eventos de uma empresa. As transações incluem compras, vendas, recebimentos e pagamentos por uma pessoa individual ou uma organização / corporação. Existem vários métodos padrão de contabilidade, incluindo os sistemas de contabilidade de entrada única e dupla . Embora possam ser vistos como contabilidade "real", qualquer processo de registro de transações financeiras é um processo de contabilidade.

A pessoa em uma organização que é contratada para executar funções de contabilidade é geralmente chamada de contador (ou guarda-livros). Eles geralmente escrevem os diários (que contêm registros de vendas, compras, recibos e pagamentos) e documentam cada transação financeira, seja em dinheiro ou crédito, no diário correto, ou seja, livro de caixa pequeno, livro de fornecedores, livro de clientes, etc. . — E o livro-razão geral . Depois disso, um contador pode criar relatórios financeiros a partir das informações registradas pelo contador. O contador traz os livros para o estágio de balancete , a partir do qual um contador pode preparar relatórios financeiros para a organização, como a demonstração de resultados e o balanço patrimonial .

História

A origem da contabilidade está perdida na obscuridade, mas pesquisas recentes indicam que métodos de contabilidade existem desde os tempos mais remotos da vida humana nas cidades. Registros babilônicos escritos com estiletes em pequenas placas de argila datam de 2600 AEC. O termo " livro de resíduos " foi usado na América colonial, referindo-se à documentação das transações diárias de receitas e despesas. Os registros foram feitos em ordem cronológica e apenas para uso temporário. Os registros diários foram então transferidos para um diário ou razão de contas para equilibrar as contas e criar um diário permanente; então o livro residual pode ser descartado, daí o nome.

Processo

O objetivo principal da contabilidade é registrar os efeitos financeiros das transações. Uma diferença importante entre um sistema de contabilidade manual e um eletrônico é a latência do primeiro entre o registro de uma transação financeira e seu lançamento na conta relevante. Este atraso, que está ausente nos sistemas de contabilidade eletrônica devido ao lançamento quase instantâneo nas contas relevantes, é característico dos sistemas manuais e deu origem aos livros de contas primários - livro caixa, livro de compra, livro de vendas, etc. - para documentar imediatamente uma transação financeira.

No curso normal dos negócios, um documento é produzido cada vez que ocorre uma transação. Vendas e compras geralmente possuem faturas ou recibos . Os comprovantes de depósito são produzidos quando os depósitos (depósitos) são feitos em uma conta bancária . Os cheques (escritos "cheques" no Reino Unido e em vários outros países) são emitidos para pagar o dinheiro da conta. Em primeiro lugar, a contabilidade envolve o registro dos detalhes de todos esses documentos de origem em diários com várias colunas (também conhecidos como livros de primeira entrada ou diários ). Por exemplo, todas as vendas a crédito são registradas no diário de vendas; todos os pagamentos em dinheiro são registrados no diário de pagamentos em dinheiro. Cada coluna de um diário normalmente corresponde a uma conta. No sistema de entrada única , cada transação é registrada apenas uma vez. A maioria dos indivíduos que equilibra seu talão de cheques a cada mês está usando esse sistema, e a maioria dos softwares de finanças pessoais segue essa abordagem.

Após um determinado período, normalmente um mês, cada coluna em cada diário é totalizada para fornecer um resumo para aquele período. Usando as regras de partidas dobradas, esses resumos de diário são então transferidos para suas respectivas contas no razão ou livro de contas . Por exemplo, as entradas no Diário de Vendas são feitas e uma entrada de débito é feita na conta de cada cliente (mostrando que o cliente agora nos deve dinheiro), e uma entrada de crédito pode ser feita na conta para "Venda de widgets de classe 2" (mostrando que esta atividade gerou receita para nós). Esse processo de transferência de resumos ou transações individuais para o razão é chamado de lançamento . Uma vez concluído o processo de lançamento, as contas mantidas no formato “T” passam por balanceamento , que é simplesmente um processo para Chegar ao saldo da conta.

Como uma verificação parcial de que o processo de lançamento foi feito corretamente, um documento de trabalho denominado balancete não ajustado é criado. Em sua forma mais simples, é uma lista de três colunas. A coluna um contém os nomes das contas no razão que têm um saldo diferente de zero. Se uma conta tiver um saldo devedor , o valor do saldo é copiado para a coluna dois (a coluna de débito ); se uma conta tiver saldo credor , o valor é copiado para a coluna três ( coluna de crédito ). A coluna de débito é então totalizada e, em seguida, a coluna de crédito é totalizada. Os dois totais devem coincidir - o que não é por acaso - porque nas regras de partidas dobradas, sempre que houver um lançamento, os débitos do lançamento serão iguais aos créditos do lançamento. Se os dois totais não coincidirem, foi cometido um erro, seja nos diários ou durante o processo de lançamento. O erro deve ser localizado e retificado e os totais da coluna de débito e da coluna de crédito recalculados para verificar a concordância antes que qualquer processamento posterior possa ocorrer.

Uma vez que as contas estejam equilibradas, o contador faz uma série de ajustes e altera os valores de saldo de algumas das contas. Esses ajustes ainda devem obedecer à regra de entrada dupla: por exemplo, a conta do estoque e a conta do ativo podem ser alteradas para alinhá-las com os números reais contados durante um inventário. Ao mesmo tempo, a conta de despesas associada ao uso do estoque é ajustada por um valor igual e oposto. Outros ajustes, como contabilização de depreciação e pagamentos antecipados, também são feitos neste momento. Isso resulta em uma lista chamada balancete ajustado . São as contas desta lista e seus saldos devedores ou credores correspondentes que são usadas para preparar as demonstrações financeiras.

Por fim, as demonstrações financeiras são extraídas do balancete, que pode incluir:

Sistema de entrada única

O principal registro contábil na contabilidade de partidas individuais é o livro caixa , que é semelhante a um registro de conta corrente (no Reino Unido: conta corrente, conta corrente), exceto que todos os lançamentos são alocados entre várias categorias de contas de receitas e despesas. Registros de contas separados são mantidos para pequenas despesas , contas a pagar e contas a receber e outras transações relevantes, como estoque e despesas de viagem. Para economizar tempo e evitar os erros de cálculos manuais, a contabilidade de entrada única pode ser feita hoje com o software de contabilidade faça você mesmo.

Sistema de dupla entrada

Um sistema de contabilidade de partidas dobradas é um conjunto de regras para registrar informações financeiras em um sistema de contabilidade financeira em que cada transação ou evento muda pelo menos duas contas contábeis nominais diferentes .

Diários

Um diário é um registro descritivo e cronológico (semelhante a um diário) das transações financeiras do dia-a-dia ; também é chamado de livro de entrada original . Os detalhes do diário devem ser transcritos formalmente em diários para permitir a publicação nos livros. Os diários incluem:

  • Diário de vendas, para registro de notas fiscais de vendas.
  • Diário de crédito de vendas, para registro de notas de crédito de vendas.
  • Diário de compras, para registro de notas fiscais de compras.
  • Diário de compras de débitos, para registro de notas de débito de compras.
  • Diário de caixa, geralmente conhecido como livro de caixa, para registrar todas as verbas recebidas e todas as verbas pagas. Pode ser dividido em dois diários: um diário de recibos que documenta todas as quantias em dinheiro recebidas e um diário de pagamentos que regista todos os pagamentos efetuados.
  • Diário do Diário Geral, para registrar entradas de diário.

Livro de caixa

Um livro de caixa pequeno é um registro de compras de pequeno valor antes de serem posteriormente transferidas para o razão e contas finais; ele é mantido por um caixa pequeno ou júnior. Esse tipo de livro-caixa geralmente usa o sistema de adiantamento : uma certa quantia de dinheiro é fornecida ao caixa para pequenas despesas pelo caixa sênior. Esse dinheiro é para cobrir despesas menores (hospitalidade, artigos de papelaria menores, postagem casual e assim por diante) e é reembolsado periodicamente com explicação satisfatória de como foi gasto. E também o saldo do livro de caixa para pequenas despesas é o Ativo .

Diários

Os diários são registrados no diário geral do diário. Um diário é um registro formal e cronológico de transações financeiras antes de seus valores serem contabilizados no razão geral como débitos e créditos . Uma empresa pode manter um diário para todas as transações ou manter vários diários com base em atividades semelhantes (por exemplo, vendas, recebimentos de caixa, receitas, etc.), tornando as transações mais fáceis de resumir e consultar posteriormente. Para cada lançamento de débito registrado no diário, deve haver umlançamento de crédito equivalentepara manter uma equação contábil equilibrada.

Ledgers

Um livro razão é um registro de contas . O razão é um resumo permanente de todos os valores inseridos em Diários de apoio que listam transações individuais por data. Essas contas são registradas separadamente, mostrando seu saldo inicial / final . Um diário lista as transações financeiras em ordem cronológica, sem mostrar o saldo, mas mostrando quanto será cobrado em cada conta. Um razão pega cada transação financeira do diário e a registra na conta correspondente para cada transação listada. O razão também soma o total de cada conta, que é transferido para o balanço e a demonstração de resultados . Existem três tipos diferentes de livros que lidam com a contabilidade:

  • Livro razão de vendas, que trata principalmente da conta de contas a receber. Esse livro-razão consiste nos registros das transações financeiras feitas pelos clientes para a empresa.
  • Livro razão de compras é o registro das transações de compra que uma empresa faz; anda de mãos dadas com a conta do Contas a Pagar.

Abreviações usadas na contabilidade

  • A / c - conta
  • Acc - conta
  • A / R - Contas a receber
  • A / P - Contas a pagar
  • B / S - Balanço
  • c / d - realizado
  • b / d - Derrubado
  • c / f - transportado
  • b / f - Trazido para a frente
  • Dr. - Lado de débito de um livro-razão. "Dr" significa " D ebit r egister "
  • Cr - lado do crédito de um livro-razão. "Cr" significa " C redit r egister "
  • G / L - Razão geral; (ou N / L - razão nominal)
  • PL - Lucros e perdas; (ou I / S - demonstração de resultados)
  • P / R - Folha de Pagamento
  • PP&E - Imobilizado
  • TB - Balancete
  • GST - Imposto sobre bens e serviços
  • SGST- Imposto estadual sobre bens e serviços
  • CGST- Taxa central de bens e serviços
  • IGST- imposto integrado sobre bens e serviços
  • IVA - Imposto sobre Valor Agregado
  • CST - Taxa de venda central
  • TDS - Imposto deduzido na fonte
  • AMT - Imposto mínimo alternativo
  • EBITDA - Lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização
  • EBDTA - Lucro antes da depreciação, impostos e amortização
  • EBT - Lucro antes de impostos
  • EAT - Lucro após impostos
  • PAT - Lucro após impostos
  • PBT - Lucro antes de impostos
  • Depr - Depreciação
  • Dep - Depreciação
  • CPO - Cash paid out
  • CP - Pagamento em Dinheiro
  • wef - com efeito de
  • @ - à taxa de
  • L / F - fólio contábil
  • J / F - Jornal Folio
  • V.n.- número do voucher
  • V / N - número do voucher

Plano de contas

Um plano de contas é uma lista dos códigos de contas que podem ser identificados com códigos numéricos, alfabéticos ou alfanuméricos, permitindo que a conta seja localizada no razão geral. A seção de patrimônio líquido do plano de contas baseia-se no fato de que a estrutura jurídica da entidade é de um tipo jurídico específico. As possibilidades incluem comerciante individual , parceria , trust e empresa .

Escrituração computadorizada

A contabilidade computadorizada remove muitos dos "livros" em papel que são usados ​​para registrar as transações financeiras de uma entidade empresarial; em vez disso, os bancos de dados relacionais são usados ​​hoje, mas normalmente ainda impõem as normas de contabilidade, incluindo os sistemas de contabilidade de entrada única e dupla . Os CPAs supervisionam os controles internos dos sistemas de contabilidade informatizados, que servem para minimizar erros na documentação das inúmeras atividades que uma entidade empresarial pode iniciar ou concluir durante um período contábil.

Veja também

Referências

links externos